SISTEM INVENTORY PENJUALAN

Sebuah perusahaan manufaktur tidaklah terlepas dari persoalan inventori yang seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya kesalahan manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena tata letak yang tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang.

Kesulitan – kesulitan tersebut diatas bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi. Tujuan utama pembuatan sistem ini adalah untuk mengatasi masalah kesulitan pengaturan barang secara manual serta meminimalkan kesalahan dalam pencatatan yang dilakukan secara manual. Pengaturan letak barang akan ditunjang dengan adanya tampilan secara visual. Tampilan ini akan memudahkan dalam pencarian letak dan menemukan posisi itu saat barang akan dikeluarkan. Pengaturan letak barang tidak hanya dilakukan dalam posisi menyamping tetapi juga dilakukan untuk posisi tumpukan dengan mempertimbangkan batas tumpukan maksimum tiap-tiap barang.

Sistem yang dibuat meliputi pencatatan data barang, transaksi yang melibatkan keluar-masuknya barang ke/dari gudang serta tampilan visualnya. Dari hasil uji coba, sistem ini dapat melakukan kontrol terhadap persediaan dan memberikan laporan persediaan terbaru. Program yang dihasilkan juga mendukung pengaturan peletakan dan mampu memvisualisasikan lokasi persediaan dalam bentuk tiga dimensi. Pengujian sistem dilakukan dengan dua cara, oleh programmer dan user. Sehingga tidak hanya mudah untuk dikembangkan lebih lanjut ataupun disesuaikan untuk perusahaan yang berbeda tetapi juga memenuhi kualifikasi user friendly, mudah digunakan sekalipun dioperasikan oleh operator yang kurang berpengalaman.

Sistem inventaris yang baik haruslah memperhatikan efektivitas dan efisiensi dalam melakukan proses pemasukan dan pengeluaran barang. Hal – hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyusun barang agar tempat yang ada termanfaatkan secara maksimal, bagaimana mengatur posisi peletakan barang serta pengelompokannya sehingga pengeluaran kembali barang tersebut dapat dilakukan dengan mudah. Jika proses pengaturan dilakukan secara manual, butuh banyak catatan berupa peta posisi barang yang setiap saat bisa berubah. Selain membutuhkan banyak catatan juga memungkinkan terjadinya kesalahan yang berulang-ulang, seperti penumpukan suatu barang di atas tumpukan barang yang berbeda sehingga mudah terjadi kesalahan pencocokan catatan stok barang dengan barang yang ada di gudang. Selain itu tercecernya barang juga sangat mungkin terjadi, terutama jika aktivitas sangat tinggi sedangkan pengawasan kurang. Dengan adanya perangkat lunak yang dapat membantu mengatur posisi barang serta menampilkan peta dari barang yang harus dikeluarkan, maka proses keluar masuk barang akan lebih efektif dan efisien.

Penjualan suatu kegiatan menawarkan suatu produk atau barang kepada calon pembeli dengan cara-cara yang dianggap dapat menarik minat calon pembeli untuk melakukan transaksi. Sedangkan sistem penjualan ialah kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Dari uraian di atas, dapat kita ambil kesimpulan bahwa Sistem Inventory Penjualan ialah suatu cara yang sistematis, prosedural didalam mengolah barang atau produk mulai dari gudang penyimpanan hingga proses transaksi terjadi. Sistem inventory penjualan meliputi area gudang, pemesanan barang, penjualan, pemeriksaan stok.

  Adapun bagian-bagian dari sistem inventory penjualan ialah :

A.           BAGIAN INVENTORY

Pemasukan barang

Pemasukan barang merupakan proses penambahan inventori barang. Proses pemasukan barang dalam perusahaan terjadi setelah adanya pembelian dari supplier. Jika terjadi retur penjualan, barang tidak akan disimpan sebagai inventori barang baru tetapi akan disimpan sebagai barang rusak.

Adapun bagian-bagian pekerjaannya adalah sebaga berikut :

–        Melakukan proses Pembelian

–        Pemeriksaan barang yang dibeli

–        Menyimpan stok dari pembelian ke dalam gudang

–        Pengolah data barang masuk (komputerisasi)

–        Bagian mobilisasi (pengangkutan)

 Pengeluaran barang

Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat jugasuratjalan untuk barang yang sudah dikeluarkan.

Adapun bagian-bagian pekerjaannya adalah sebaga berikut :

–        Bagian Stock & Delivery

–        Bagian Buku Besar

–        Pengolahan data pengeluaran barang (komputerisasi)

B.            BAGIAN PENJUALAN 

Penjualan

Proses niaga, yaitu menjajakan barang  atau produk semenarik mungkin agar calon pembeli melakukan transaksi. Adapun bagian-bagian pekerjaannya adalah sebaga berikut :

–        Bagian Billing/Piutang

–        Bagian Otorita Kredit

–        Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

–        Bagian Order Penjualan

–        Bagian pemasaran (sales)

Pemeriksaan stok

Pemeriksaan stok dilakukan secara periodik, misal per triwulan namun bisa juga dilakukan tidak secara periodik. Pemeriksaan stok tidak selalu dilakukan secara keseluruhan, tetapi lebih sering dilakukan untuk beberapa barang yang dianggap memiliki penjualan yang baik.

–        Bagian pemeriksa stok

–        Pemeriksa stok

–        Pencatatan stok

–        Memesan barang

PROSES SISTEM BERJALAN PADA INVENTORY PENJUALAN

Proses penjualan dan sistem inventory sangat berkaitan erat antara satu dengan yang lainnya, sistem penjualan tidak dapat berjalan dengan baik apabila sistem inventorynya tidak berfungsi, begitu juga sebaliknya.

Oleh karena itu diantara keduanya terjadi suatu proses berjalan, yang saling terkait, dan biasanya proses ini seperti siklus yang selalu berputar dari inventory menuju penjualan, dan kemudian dari penjualan kembali lagi ke inventory.

Berikut proses sistem berjalan antara inventory dengan bagian penjualan

Barang / Produk

–  Mengapa harus menggunakan gudang

Karena dengan adanya gudang kita dapat mempersingkat waktu transportasi barang, mengetahui stok yang ada.

–       Mengapa produk tersebut dijual?

Menjual produk tentu saja untuk mendapatkan keuntungan

–       Mengapa stok harus terpenuhi?

Untuk menanggulangi apabila ada pemesanan dalam jumlah yang banyak

–       Kapan stok harus dibeli?

Disaat persediaan barang sudah menipis

Penjualan

–       Mengapa produk tersebut dijual?

Menjual produk tentu saja untuk mendapatkan keuntungan

–       Mengapa barang / produk tersebut harus di pajang / ditata secantk mungkin

Hal ini tentu saja untuk menarik calon pembeli.